[업무지식] 프로젝트 수행에 필요한 8가지 관리 포인트

안녕하세요 서후아빠입니다. ^_^

이번 세션은 프로젝트 개념과 프로젝트 수행 시 필요한 8가지 관리 포인트에 대해서 업무적으로 필요한 최소한의 개념에 대해서 간단히 정리해 보았습니다. 

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프로젝트 

고유한 제품, 서비스, 결과물 등을 창출하기 위해 수행되어지는 한시적인 노력

5가지 특성

  - 한시성 : 착수일과 종료(납기)일 존재

  - 고유성 : 완전 동일한 프로젝트는 없는 고유함

  - 이해관계자 : 이해관계자의 요구사항 충족 / 해결

  - 가변성 : 요구사항이나 현장 상황에 따라 계획이 변경될 수 있음 (요구사항, 우선순위 등 변경)

  - 여러 사람 참여 : 참여자 관리가 중요한 이슈

PMI (Project Management Institute) : 프로젝트 관리와 관련된 전반적인 사항에 대해 연구하는 세계적인 기관   ※ PMBOK GUIDE 발간       - 업종, 형태, 유형에 상관없이 프로젝트 수행에 적용/활용할 수 있는 이론적 체계 정리      - 프로젝트 관리에 대한 최신의 체계적인 이론이 가장 잘 정리된 교과서

범위 관리 (Scope management) 

핵심 : 고객(or 이해관계자)의 요구사항 명확히 파악, 수행할 업무 범위 규명

도출 방법 : 프로젝트 팀원의 논의 및 검토

구분	내용
FGI (Focus Group Interview)	고객 (or 이해관계자) 여러명과 집단 인터뷰 통해 도출
Workshop	여러 이해관계자가 모여 요구사항 토의하여 도출
Prototype	가시적인 시제품을 만들어 요구사항 도출

WBS (Work Breakdown Structure, 프로젝트 수행을 위한 작업분류체계)

  - 요구사항을 해결하기 위해 수행할 작업을 체계적으로 정리한 것 양식 (트리, 엑셀 등)

  - 프로젝트 수행을 위해 중복/누락없도록 프로젝트 팀원들과 함께 구체적으로 정리

[트리 형식 예시]

[엑셀 형식 예시]

각 Level에서 수행할 작업(Activeity)을 모든 팀원이 함께 도출하면 프로젝트 몰입도를 상승시킬 수 있습니다.

품질 관리 (Quality management)

품질 보증 (Assure)

  - 고객이 원하는 수준의 제품/서비스를 받을 수 있도록 프로세스를 지키는 것 (ex : 성능검사, 결과 관리)

  - 프리젝트 팀과 조직 내 다른 부서(or 팀)에서 수행

품질 통제(Control)

  - 결과물에 대한 검토 및 결함 수정하는 활동 (ex : 성능검사 자체)

  - 프로젝트 팀에서 수행

예산 관리 (Cost management)

프로젝트 계약금액 = 총원가 (직접원가 + 일반관리비 + 판매관리비) + 영업이익

  - 직접원가 (관리 책임 : 프로젝트 매니저) : 재료비, 프로젝트 팀원 인건비, 경비 

  - 일반관리비 : 프로젝트 팀 지원부서에서 발생하는 재료비, 인건비, 경비

  - 판매관리비 : 프로젝트 수주를 위한 영업활동에서 발생하는 재료비, 인건비, 경비

프로젝트 수행을 통한 이익은 기업의 이익이므로 원가 절감이 중요합니다. 사내 프로젝트 비용은 대부분 인건비입니다.

일정 관리 (Time management)

CPM (Critical Path Method) 기법으로 관리 

  - WBS를 통해 도출한 활동간의 선후 관계와 그 활동의 추정 시간을 반영하여 각 활동의 착수 예정일/종료 예정일 계산

인적 자원 관리 (Human Resources management)

프로젝트 팀원의 응집력과 동기부여 하는 활동

프로젝트 팀 빌딩 원칙

  - 프로젝트 전 과정 (착수~종료) 동안 계속 수행

  - 우수한 팀원 선발, 서로 필요한 팀원임을 확신 들도록 노력, 방해되는 인력은 빨리 제외하는 것도 고려

  - 중요한 모든 활동(프로젝트 계획 수립, 위험 식별 등)은 모든 팀원의 자발적 합의 얻도록 노력

  - 회식은 팀원이 원하는 방식(팀원 단합 목적으로 팀원이 원하는 일정/장소 고려)으로 운영

  - 작업의 결과물(일정상 지연된 업무일 경우)로 통제

우수한 인재 선발이 중요하기는 하지만, 그보다 선발된 프로젝트 팀원들의 응집력과 동기부여를 통한 몰입도를 높이는 것이 프로젝스 수행에서 더 중요합니다.

위험 관리 (Risk management)

초기 프로젝트 계획 수립 시 모든 팀원이 함께 전체 리스크 대응 계획 수립 (위험 식별 > 위험 분석)

구분	내용
위험 식별	WBS에 정의된 세부 작업 내역(Activity)을 검토하여 작업 수행 시 발생 가능한 위험 도출
위험 분석 (P-I Matrix)	정확한 분석이 위험 감소 의미는 아니지만, 예방활동에서 중요   - 발생 가능성 : 불확실성 정도, 식별된 리스크가 프로젝트 수행 중 발생 가능성 추정   - 영향력 : 위험 발생 시 프로젝트 납기, 품질, 일정에 주는 파괴력

[P-I Matrix]

위험 : 아직 발생되지 않은, 발생 시 프로젝트 목표 달성에 부정적 영향을 주는 모든 이벤트 (아래 예시)   - 고객(or 이해관계자) 요구사항 변경/추가   - 프로젝트 팀원의 예상보다 낮은 업무 생산성   - 프로젝트 팀원의 투입 시기 지연   - 환율변동에 따른 원화가치의 상승/하락   - 해외 수입 자재의 납품 지연 등   - 고객사 담당자 변경

구매 조달 관리 (Procurement management)

프로젝트 실행에 필요한 자재 및 서비스를 확보하는 프로세스

  - 계약, 구매 주문 및 기타 약정을 작성, 로그하고 추적

  - 여러 협력사(업무 범위 명확히 규명하여 계약) 참여할 수 있음)

의사 소통 관리 (Communication management)

구체적인 의사소통 계획 수립 및 실행 관리 : 프로젝트 매니저가 대부분의 시간을 투입하여 사용하는 영역

구분	내용
핵심 이해관계자 식별	다양한 계층, 다양한 시점에 다양한 방식으로 영향 발휘하므로 그들의 요구사항 파악하고 관리 대상 : 고객, 사용자, 지원부서, PMO, 스폰서, 프로젝트 팀원 등
이해관계자 분석	소속과 역할, 관심사항과 기대수준 등 정보 정리 P-I Matrix   - 관심도 : 참여 형태 및 개인적 관심도   - 영향력 : 프로젝트 계획과 실행에 변경하는 힘

프로젝트를 성공하기 위해서는 밀접하게 관련 정보/이슈를 공유/논의하며 설득해야 합니다.  반대로 프로젝트 실패의 가장 큰 이유는 의사 소통에 소홀한 경우에 해당됩니다.

프로젝트 성공 (QTC)

조건 : 품질(Q), 일정(T), 예산(C)을 모두 만족하는 경우

QTC는 상호 Trade-off 관계 (상충관계) : 하나 집중하면 다른 것에 소홀 

QTC는 무조건 만족해야 하는 것이 아니라, 시장/고객에게 무엇이 가치가 있는지에 따라 신축성 있게 조정 필요

  - Pick 2 Nego 1 전략 : 3가지 중 2가지 만족, 1가지는 융통성 가지고 고객/이해관계자와 협상/조율

  - 프로젝트 매니저가 적극적인 의사소통 통해 조율하는 것은 프로젝트 성공 가능성 높여줌